Aanmelding bij een mediator kan door één of beide partijen telefonisch of per mail. Ook kan een werkgever of een betrokken derde in overleg met partijen de mediator benaderen. Of kan het Hof van Justitie of de Overheid partijen verwijzen naar een mediator.

De mediator zoekt vervolgens contact met beide partijen afzonderlijk om voorlichting over mediation te geven en een aantal gegevens te noteren.

Indien partijen een goed gevoel hebben bij de mediator, maakt de mediator een afspraak voor een gezamenlijk intake gesprek van maximaal een half uur. Aan dit intake gesprek zijn geen kosten verbonden.

In het intake gesprek bespreekt de mediator de voorwaarden en (betalings)condities van mediation.

Als partijen de mediation wensen voort te zetten wordt de mediation overeenkomst getekend en kan de inhoudelijke mediationbijeenkomst starten. Een gezamenlijke bijeenkomst duurt gemiddeld 1,5 tot 2,5 uur.

De kern van het proces is dat partijen op basis van vrijwilligheid met elkaar het gesprek aangaan onder begeleiding van de mediator. Geheimhouding is van toepassing op de inhoud van de gesprekken. De verplichting tot geheimhouding is vastgelegd in de mediationovereenkomst, die partijen voorafgaand aan de start van de mediation ondertekenen.

Een ander kenmerk van mediation is de eigen verantwoordelijkheid van partijen Zij beslissen zelf over de uitkomst van het overleg. Zij kiezen zelf voor een oplossing op basis van gezamenlijke en/of verenigbare belangen.

De mediator is de gespreksleider en geeft lijn en richting aan het gesprek, zodat partijen uiteindelijk in staat zijn op constructieve wijze gesprekken te voeren en in staat zijn te onderhandelen over mogelijke oplossingen.

Het proces is gericht op de toekomst en niet op het verleden.